Ajutați la crearea și certificarea de copii ale documentelor

ÎNREGISTRAREA ȘI CERTIFICAREA duplicatelor documentelor:

O copie a documentului - un document care reproduce integral informațiile din documentul original și toate semnele sale exterioare sau o parte din ele.

O copie a care a fost eliminat din document trebuie să reproducă toate detaliile documentului. Ar trebui să elaboreze o copie pe hârtie cu antet sau o foaie de hârtie standard, cu o reproducere a textului integral al formei originale. Data, codul de înregistrare, locul (mass-media), specificate în copia trebuie să fie conforme cu originalul, indiferent unde, când și de către cine se pregătea pentru a copia.

O trăsătură caracteristică a copiei este că acesta nu conține semnătura personală a persoanei care semnează script-ul (numele postului său și numele complet atunci când este reprodus în întregime). În acest sens, o copie a documentului, în majoritatea cazurilor, să fie supuse asigurării.

Conformitatea cu copii ale documentului original, întocmit cu ajutorul unor elemente de recuzită „copii certificate marca“, care este situată sub recuzita „Signature“ și constă din următoarele elemente: cuvântul „adevărat“, care este scris cu o majusculă, titlul de locuri de muncă și semnătura personală a persoanei care a certificat copia, decripta semnătura și data.

Șeful Statului Major al Semnătura A.N.Evseenko

Cuvântul „exemplar“ ( „true copie“) la nivelul de asigurare nu este indicat, deoarece cuvântul „dreapta“ are o semnificație care caracterizează numărul de copii ale documentului.

Organizația poate certifica copiile numai acele documente care sunt create în organizație. Eliminarea copii de pe documentele emise de terțe părți, cu permisiunea acestor instituții. Fără permisiunea părților terțe li se permite să facă copii ale documentelor în care se ocupă cu primirea cetățenilor la locul de muncă, confirmarea vechimii lor în formarea dosarelor personale ale angajaților (copii ale diplomelor, certificatelor de învățământ, documentele de angajare, etc ..).

Una dintre cele mai comune tipuri de copii - o copie a acestuia se obține în mod automat atunci când imprimarea unui document cu ajutorul imprimantei sau mașina de scris (a doua, a treia, etc copii). Acestea sunt numite cazuri multiplicate. Prima copie (de obicei, imprimat pe formular) după identificare (semnătură, de înregistrare, dacă este necesar - și aprobarea ștanțare) devine un scenariu, iar celelalte exemplare ale fotografiei originale - copii.

Cu toate acestea, documentația de dezvoltare a condus la o diferențiere largă a conceptului de „copie“, și, prin urmare, proiectarea diferitelor tipuri de copiere are propriile sale caracteristici.

Mai întâi de toate, copiile pot fi separate într-un extract și se lasă.

Statement - o copie a documentului, de exemplu: un extras din ordinul, un extras din procesul-verbal. practică pe scară largă de preparare a extractelor din ordinele privind personalul care urmează să fie incluse în dosarele personale ale angajaților.

Exemple din extractele de procesare a comenzilor și protocolul sunt enumerate în anexele 1 și 2, la acest material.

Declarațiile sunt făcute în forma generală, care vă permite să economisi timp pe detaliile de redare documentul necompletat. În extrase din procesele-verbale, ordinele, instrucțiunile și alte documente administrative, emise pe antetul total, o indicație a tipului de copiere (cuvântul „declarația“) este inclusă în numele tipului de document.

„EXTRAS DIN Minut“, „Extras din Ordinul.“

Extras diferă de alte tipuri de exemplare, astfel încât să nu joace întregul text al documentului, ca parte a acesteia. De exemplu, în cazul în care ordinea textului este format din patru elemente din text declarație poate include una, două sau trei puncte. Numerotarea paragrafelor din declarația corespunde cu numerotarea articolelor originale. În același considerent în declarația, de regulă, este reprodusă în întregime.

Certificată de o declarație a regulilor stabilite pentru asigurarea de copii normale.

Marca de asigurare a ștanțat pe lăsați documentele de ieșire, data de asigurare, poziția și interpretarea semnăturilor angajaților, un exemplar este permis să nu se specifica.

Noua tehnica de reproducere a documentelor a condus la apariția unor copii produse in mod automat cu script-ul și este identic cu ea.

Automate de copii (fax) facsimil de originale este definit ca în cazul în care în timpul reproducerii reproduce mecanic în întregime, inclusiv imaginea semnăturii (facsimil). Acestea includ documente produse cu ajutorul unui copiator și fax.

Copie a documentului obținut prin duplicarea mijloacele originale de tipar offset care conține semnătura facsimil și destinate distribuirii sau utilizării interne, de regulă, nu necesită o certificare suplimentară. Cu toate acestea, în unele cazuri, facsimile necesită asigurări speciale, inclusiv cereri de imprimare (de exemplu, prezentat autorităților de înmatriculare copii ale unor carte, în unele cazuri, copii ale documentelor personale - certificate de naștere, diplome, etc.).

Sigila impresie pe un marcaj pentru a certifica copiile puse în așa fel încât să capturat o parte din numele persoanei care semnează documentul (1-2 litere).

Șef al departamentului de personal MP semnătura A.N.Evseenko

copii propagate ale documentelor destinate distribuirii sau rămase în organizație și nu reproduce semnătura facsimil a script-ul este permis să certifice mărcile de înmatriculare imprimarea pe copiile certificate. Împreună cu sigiliul organizației, în acest caz, pentru copii certificate de imprimare pot fi utilizate, care este redat numele evidenței serviciului ( „front comun“, „Office“ și altele.) Și inscripția: „Pentru a documenta“ Acest sigiliu este aplicată pe copia documentului în locul rezervat pentru semnătură personală, ștampila copiilor legalizate nu este executată.

Director al companiei MP V.N.Homutsky

Pe lângă copiile luate direct din original sau derivat automat, pot exista mai multe copii ale „copie a unei copii“, „copie a unei copii a unei copii“ etc.

Copii sunt, de asemenea, diferite în funcție de modul în care acestea sunt certificate.

copii legalizate - conform cu originalul confirmat de către un funcționar public notar.

În mod oficial certificate copii - conformitatea cu originalul este confirmat și de alți oficiali și însoțite de o formală (a pus ștampila și semnătura funcționarului).

copii simple certificate - certificate fără respectarea formalităților necesare (fără imprimare), inclusiv persoane fizice autorizate.

copii necertificate - nu au o confirmare într-o formă sau alta de conformitate cu originalul.

Astfel, în funcție de cerințele copie devine valabilă la asigurarea corespunzătoare (într-un caz de a da suficiente reprezentări nule de copiere formale în cealaltă - notar, etc.).

Un tip special de copii duplicat. Aceasta este o copie, originalul având forță juridică. Duplicatul nu este caracterizat ca oa doua copie a originalului, deoarece este o repetare a documentului, și anume, El are cele mai multe trăsături caracteristice ale copiilor. Privită ca un duplicat al originalului multiplicat incorect, deoarece duplicat, uneori, se abate de la original (de exemplu, un duplicat al pașaportului poate fi eliberat la alt departament de poliție și semnat de către o altă persoană).

În plus față de tipurile de mai sus, există și copii ale copiilor de copii diplomatice și de arhivare.

Numele primul dintre aceste tipuri de exemplare derivate din cuvântul „diplomatică“ se referă la disciplina istorică specială care studiază actele antice. Astfel de copii reproduce documentul cu toate caracteristicile (vechile greșeli de ortografie, punctuație, etc.).

Arhivistic copie - este un document, literalmente de reproducere a dactilografiate sau în alt mod documente de arhivă textul referitor la o anumită problemă de fapt sau de o persoană, și certificate oficial de arhiva.

ED Replica creat de certificat în modul stabilit formează reprezentarea externă a documentului electronic, pe suport de hârtie (forma de reprezentare externă ED este reproducerea pe un ecran de afișare, pe suport de hârtie sau alte separate de obiectul material suport mașină accesibil pentru modul de observare vizuală și o formă care este de înțeles pentru percepția om). O copie a unui document electronic, pe suport de hârtie ar trebui să conțină o trimitere adecvată la faptul că acestea sunt copii ale ED relevante.

Formularul de identitate reprezentare externă ED pe suport de hârtie poate fi făcută:

- persoană notar sau o altă având dreptul de a efectua acte notariale;

- întreprinzător individual sau persoană juridică autorizată să desfășoare astfel de activități.

Andrei Rybakov, Director Institutul de Cercetare Belorumynskogo
Records Management și Arhivistic, Ph.D.