Afaceri de inventar - în special cu documente administrative
Pregătirea și executarea afacerilor inventare
Pregătirea și executarea unui inventar al cazurilor - aceasta este ultima etapă a pregătirii cazurilor pentru depozitare ulterioară. Descrierea cazului se completează în evidență și valorile neexaminate. Inventarul întocmit separat în cazul depozitării permanente, (peste 10 ani) temporară de depozitare și de personal. Inventarul afacerilor - un director arhivă care conține lista sistematică a unităților de stocare (cazuri) pentru contabilitate și divulgarea conținutului acestora. O listă separată este o listă de cazuri cu numerotare auto consecutive. Astfel, după cum înregistrările și ghidul de arhivare pentru conținutul cazurilor, înregistrări de inventar și oferă regăsirea rapidă a documentelor. Inventarul de cazuri - este una dintre funcțiile angajaților serviciilor de management al documentelor. Inventarul întocmit anual în fiecare unitate structurală. Potrivit lui documentele transferate arhivele organizației. Stocurile privind cazul diviziunilor structurale sunt baza pentru întocmirea inventarului anual al cazurilor sub rezumatul organizației care pregătește dosarul pentru transferul de cazuri într-o stare permanentă stare de arest. Într-o organizație mică, cu un document mic întocmit în inventarul general al afacerilor generate pentru anul în cursul activităților sale. Inventarul se efectuează în trei exemplare, și un an după finalizarea cazurilor în cadrul procedurilor pare să arhiva organizației.
Inventarul cazurilor de unități structurale sunt preparate sub forma prescrisă reguli de bază ale activității de arhive ale organizațiilor. Acesta include următoarele elemente descriu cazuri:
numărul de serie al cazului (părți de volum) ale inventarului;
indicele de afaceri (părți de volum);
titlu de afaceri (piese de volum), este în întregime în concordanță cu titlul pe coperta cazului;
data de afaceri (părți de volum);
perioada de valabilitate a cazului.
In plus, forma inventarului include coloana „Note“.
Pe un formular întocmit un inventar al cazului privind stocarea permanentă, temporară (peste 10 ani), de depozitare și de personal. Cu toate acestea, inventarul cu privire la cazul de stocare permanentă nu este inclusă în secțiunea „Perioada de valabilitate“.
următoarele reguli trebuie respectate cu strictețe în timpul pregătirii inventarului:
cazuri titluri sunt înscrise în inventar, în conformitate cu schema de sistematizare pe baza nomenclaturii afacerilor;
fiecare caz este înscris în inventar sub un număr de serie separat. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume în cadrul unui număr independent este înscris în inventar fiecare volum;
numerotarea cazurilor în inventar - o brută pe parcursul mai multor ani. unități structurale Număr inventar sunt alocate în acord cu arhivele Organizației;
inventar se completează în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse la capacul de caz;
dacă este introdusă în inventarul de cazuri cu același titlu scris complet numai titlul primul caz, toate celelalte indicate prin cuvintele „la fel.“ Cu toate acestea, toate celelalte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral. Complet scris în același titlu, în cazul în care el începe o nouă foaie de inventar;
în coloana „Note“ a făcut un semn cu privire la admiterea afacerilor, în special starea lor fizică, să transfere cazuri la alte unități structurale cu referire la actul, și așa mai departe. n.
La sfârșitul inventarului este umplut cu mențiunea finală în Coto roi specificate (în cifre și litere) numărul de cazuri, primul și ultimul număr de cazuri în inventar, precum și caracteristici fixe de numerotare a cazurilor în inventar: prezența numerelor cu litere și pierdute.
În această listă a făcut
(cifre și litere)
Inventarul afaceri unitare structurale trebuie să fie semnat de către compilator, acesta a fost de acord cu șeful serviciului de management al documentelor și aprobat de șeful unității structurale. Dacă există o divizie a comisiei de experți un inventar ar trebui să fie în concordanță cu ea. Pe baza stocurilor de unități structurale pregătesc inventar consolidat organizarea anuală afaceri secțiune. Pregătirea secțiunii anuale se efectuează în arhiva organizației. Diviziunea anuală, de asemenea, făcută separat în cazul depozitării permanente, temporare de afaceri (peste 10 ani), de depozitare și de personal, aspecte privind forma prescrisă. cazuri anuale de profil inventar de stocare permanentă se face în 4 exemplare. El este supusă controlului de către organizația CEA (CE). Dacă va fi aprobat la sfârșitul secțiunii este pus ștampila „De acord“, cu numărul de minute ale reuniunii CE și data la care a fost luată în considerare. Apoi, el sa referit la instituția arhivistică EPA și după aprobarea acestuia de către APE aprobat de către șeful organizației. Prima copie ca controlul este transferat la Arhivele Statului, restul rămân în organizație.
Un inventar complet al executate în mod corespunzător. Elementele de design sunt o pagină de titlu, introducere, sistem de informatii, care include un tabel de cuprins, indici, și o listă de abrevieri.
Foaia de acoperire trebuie să conțină:
Perioada de cazuri incluse în lista (Anexa 29).
În plus, pe prima pagină lasă loc pentru a scrie numele complet al arhivelor de stat, care va fi cazul organizației.
Prefață conține informații despre principalele activități și structura organizației pentru perioada care acoperă inventar al cauzei; o scurtă descriere a conținutului și caracterul complet al documentelor incluse în cazurile de timp. Aceasta indică prezența afacerilor în afara cadrului cronologic; Acesta a marcat grupurile cele mai tipice de cazuri de soiuri de documente și conținutul acestora; evidențiază caracteristicile de formare, Afaceri descrierea și sistematizare antet; indică prezența unui dispozitiv de referință la lista, principiile de bază ale pregătirii și procedurii sale. Prefață semnată de inițiatorul și șeful arhivei sau persoana responsabilă de arhiva organizației, indicând data întocmirii prefeței.
În cazul în care inventarul găsit cuvinte abreviate, inclusiv lista de abrevieri în ordine alfabetică.
USM - Universitatea de Stat din Moscova, de Stat din Rusia Universitatea de Umanitar - Universitatea de Stat Română pentru umaniste
Lista de abrevieri este mult mai ușor de a lucra cu o listă, care este. Pentru a. Oferirea o valoare unică acronime întâlnite. abrevieri standard, cum ar fi m, h, Ltd. în listă nu include.
Pointerii - aceasta este o listă a unor concepte care se găsesc în inventarul textului, indicând numărul de foi pe care se găsesc. Pointerii pot fi nume, loc, obiect, în funcție de conceptele care sunt importante pentru a gasi rapid în inventar.