Serviciul Dou, obiectivele sale, funcționează ca o divizie a Dow

Conform statisticilor contemporane, numărul de lucru-ciupituri personalul de conducere este numai în aparatul guvernamental de peste 2,5 milioane. Oamenii. Toate acestea sunt implicați activ în lucrul cu documente. Volumul unei documentații de organizare și administrativ-TRADI translatie, desen-liant în activitățile de guvernare, în fiecare an, mai mult de 250 de mlrd.listov documente.

Astfel, deși în manualul de calificare managerii trebuie să-Ness, specialiști și alți angajați, problema-OIM Serviciul Federal pentru Muncă și ocuparea forței de muncă (denumit anterior-valas Muncii România), au reprezentat doar poziții astfel de lucrători în birou ca șef al Oficiului , șef de birou duplicarea, documente. Inspector pentru executarea ordinelor, grefierul, pentru a practica cu menținerea documentară a managementului într-un fel sau altfel afacere mii-TION a angajaților de stat și municipale, precum și angajații organizațiilor non-guvernamentale-guvernamentale.

Serviciul implicat în întreținerea documentare a managementului în diferite organizații pot să difere în nume: birou de service, papetărie, managementul de caz, Direcția Generală, Departamentul de Organizare, etc. În ciuda diferenței de nume, toate serviciile DOW au obiective comune.

Sarcinile principale ale serviciului este introducerea DOW SED-TION despre lucrul cu documentele din organizație, sucursalele și diviziunile structurale (inclusiv documentele electronice), în conformitate cu reglementările în vigoare-Sauveur-perfecționarea formelor și metodelor de lucru cu documente.

Compoziția serviciilor preșcolare pot include și alte structuri Nye unități: Grupul de expediție, secretar, serviciu de mesagerie, de înregistrare de grup și protocolul de control este copiat-Valenod și duplicarea birouri și alte arhive.

Baza organizării muncii a lucrătorilor de servicii preșcolare - o definiție clară și distincția dintre funcțiile sale inerente între disensiunile din cadrul serviciului de POC și interpreți. Separarea funcțiilor se reflectă în documentele organizatorice și juridice - într-o poziție de serviciu DOW și a filialelor sale (dacă există) și fișele de post ale angajaților serviciilor preșcolare.

Reglementările privind Dow este în curs de dezvoltare un manager de serviciu sau o unitate structurală în cadrul serviciului și aprobat de către șeful organizației. La rândul său. Regulamentul cu privire la serviciile preșcolare-unitate de temperatură structură (de exemplu, despre expediția, secretariatul, serviciul de curierat, înregistrarea de grup și de control al grupului de protocol, copiatoare Oficiul, arhiva, etc.) dezvoltă capul acestei unități compatibile Smartphone-uri, dar cu șeful preșcolar . Afirmă serviciile cap preșcolare.

Reglementările privind Dow sau divizia sa structurală constă, de obicei, din următoarele secțiuni: dispoziții generale, sarcină majoră viespile a funcțiilor, responsabilitățile, drepturile, relații și comunicare, organizarea muncii și responsabilitate. Vizi poziția personalului de service cap ruetsya, departamentul juridic al organizației, precum și în calitate de șef adjunct al organizației responsabil de activitatea serviciilor preșcolare. Poziția aproximativă a serviciului POC este dat în apendicele 1.

Separat, în același mod, un decret al șefului poziției de service și DOW pe capul unității structurale în componența serviciilor preșcolare. Poziția aproximativă a practicanților ru-service DOW este prezentat în apendicele 2.

Descrierea postului definește statutul de organizare și juridic al lucrătorului în cadrul Departamentului și Secu-Chiva condițiile structurale pentru funcționarea efectivă a acestuia.

În termeni generali următoarele sarcini principale ale angajatului. de exemplu: sarcina principală de recepționer - primirea, înregistrarea de intrare și de ieșire care trimit docu-mente; procedura pentru ocuparea postului, și anume, care este numit și viespi vobozhdaetsya de la biroul angajatului; Cerințe profesionale pentru lucrător (nivel educațional, experiență de muncă și altele.); documente și materiale de bază, pe care lucrătorul este obligat să ghideze vatsya în activitățile lor.

În „îndatoririle lucrătorilor“ care urmează să fie specificate unicitatii asociate cu pregătirea documentelor, achiziționarea, prelucrarea și livrarea de informații: Aceasta implică în mod necesar utilizarea unor forme specifice și metode de lucru (de exemplu, o monitorizare periodică a formării afacerilor în subdiviziunile briefings ); care necesită respectarea calendarul de acțiuni specifice; ordona executarea instrucțiunilor; standarde etice care trebuie respectate în cadrul grupului.

În „drepturile lucrătorilor“ sunt definite de drepturi ale angajaților în timpul punerii în aplicare a funcțiilor sale mandatate și performanța obja-a afecțiunii.

Secțiunea „Relațiile“ conține birourile și angajații, de la care primește executantului, și care înainte de a-informații, structura și transmiterea calendarul său, care este implicat în executarea anumitor documente, cu care sunt de acord, camping, etc.

În „evaluarea performanțelor“ enumerate criterii OAPC-guvernarea, pentru a evalua gradul de îndatoririle angajatului și responsabilitățile, utilizarea drepturilor, etc. Criteriul principal este E-calitatea și oportunitatea executării sale.

Calitatea muncii este determinată în primul rând de punerea în aplicare a sarcinilor atribuite angajaților de locuri de muncă instruk-TION.

Propoziții lucrătorilor de serviciu fișele de post DOW sunt prezentate în anexele 3-7.

fișele de post aprobate de către șeful serviciilor preșcolare. După cum este necesar, de obicei, la fiecare doi sau trei ani, o instrucțiune trebuie să-nostnaya este revizuit și ajustat în funingine-sponds la schimbarea condițiilor de muncă și a competențelor interpretului.

1. capete (secretar administrativ, secretar responsabil al bord-TION, gestionarea cap afacerile arhivei, șeful Oficiului, copiatoarelor șef de birou, șef al expediției, șeful Biroului-ma shinopisnym, șeful protecția datelor.);

2. specialiști (inginer, documente (tehnici de specialitate) sau pentru protecția datelor, inspectorul de resurse umane, inspector pentru executarea comenzilor de control.);

3. Ceilalti angajati (registrator, functionar, secretar. Manager, secretar-dactilograf, secretar-stenogra-fistka forwarder).

Primul pas în managementul carierei specialist documentație pentru software - un funcționar, expeditor-secretar stenograf, în conformitate cu cerințele prezentate în programul de calificare de capete. specialiști și alte .tuzhaschih pot lucrătorilor cu studii profesionale de bază, fără a necesita o lungime de serviciu sau a persoanelor care au media educația generală (completă) și formarea specială în programul prescris, fără a necesita o lungime de serviciu.

Cerințe pentru managerii unităților structurale implicate în DOW. astfel cum sunt definite de programul de calificare manageri, profesioniști și alți angajați. Cu toate acestea, în practică, șefii organizațiilor din lucrători de servicii de ocupare DOW sunt adesea ghidate de considerații care diferă de cerințele directorul de calificare. În unele organizații, aceste cerințe sunt mai stricte, în altele - mai puțin. De multe ori, liderii organizației „compensa“ noi angajați salarii mai mici poziții de nume sonore. De exemplu, numai în organizarea agentului de expediere (lucrător primește și procesează intrare și documente de ieșire), chiar și în cazul în care comanda sa nu o persoană poate fi menționată pentru ca un loc de muncă, un contract de muncă și în registrul de lucru, „șeful expediției“ .

Trebuie remarcat faptul că, în ultimii ani, manageri, conștienți de faptul că întreținerea încrederea documentară a organizației poate doar profesioniștii instruiți caută tot mai mult pentru a forma un serviciu de Dow angajați profesional competente. nu doar cu abilități teoretice și practice necesare, dar având în documentele privind obținerea de cursuri adecvate cursuri de perfecționare în colegii și universități. După trecerea printr-o scurtă de formare într-un volum de 72 până la 100 h, a emis un certificat de dezvoltare profesională. Studenții care finalizează cu succes programul de formare de peste 100 de ore se poate aștepta să primească un certificat de formare avansată.

Persoanele care urmează cursuri de formare în cadrul programului. oferind suma de mai mult de 500 de ore, o diplomă de reconversie profesională. calificare Diploma „documentul“ implică program de instruire în valoare de 1000. Și mai multe ore de predare. Angajat de administrare a înregistrărilor de serviciu trebuie să fie conștienți de cerințele documentelor normative care reglementează procesele de lucru cu documente în primul rând este un pic datat, dar încă sistemul de stat actual de management al documentelor. aprobat de către consiliul de Glavarhiva URSS 25 mai 1988

În plus, de la DOW ofițerii sunt acum necesare pentru a asigura că aceste cunoștințe la nivelul utilizatorului avansat un anumit set de programe de calculator:

1. Sistemul de operare adoptat pentru a fi utilizate în organizație, și anume, Programul de bază se execută pe restul software-ului;

3. foaie de calcul (Excel);

Sistemele de management 4. Baza de date

5. programe de comunicare pentru schimbul de comunicații electronice cu acces și la Internet;

6. Transferul de fișiere imagine în text și vice-versa (BID - recunoașterea optică a caracterelor, etc ..), folosit pentru a converti documente tradiționale pe hârtie în format electronic, și a intrat într-o bază de date a documentelor cu ajutorul unui scaner;

7. dicționare electronice și software de traducere în aceasta. se aplică în cazul în care organizația are parteneri în străinătate sau în organizarea muncii cu informații și documentație de referință.

Angajatul, care este responsabil de ținerea.

Ordinea de atribuire a responsabilității pentru DOW.

În organizațiile cu un document de volum redus responsabil de ținerea poate stabili ordinea Xia a capului decât pe unitatea de structuri specializate ING, iar un angajat îndeplinesc funcțiile de întreaga viață a preșcolară. Iată o mostră de astfel de ordin (fig. 1.1).

Compania „GLOBE“ Societate cu răspundere limitată

La atribuirea responsabilității pentru DOW

Pentru a îmbunătăți nivelul de management al înregistrărilor în organizație

1. Atribuirea responsabilității pentru starea generală de administrare a înregistrărilor în asistent administrativ A. M. Matveevu

2. Atribuirea responsabilității pentru executarea în timp util și adecvată a documentelor în unitățile structurale, precum și înregistrarea acestora. controlul execuției, formarea de afaceri pentru manageri de servicii și unități de afaceri.

Directorul general al semnăturii personale AA Shvetsov

Din ordinul A.M. semnătură personală cunoștință Matveeva

Fig. 1.1. Exemplu Pentru încredințarea responsabilității pentru preșcolari

Cu toate acestea, obligația de a efectua o procedură poate fi pentru-la stabilirea pentru angajat specifice și locuri de muncă instruk-TION.

organizarea corectă a muncii cu documente - este extrem de important pentru orice problemă de organizare; Prin urmare, este esențial ca lucrătorul însărcinat cu serviciile de documentare, nu au avut alte responsabilități funcționale, neclerical. Astfel, deși multe organizații responsabile de evidență este de multe ori responsabilitatea șefului secretarului, acesta poate fi considerat cu greu o soluție bună, pentru că secretarul, în plus față de management al documentelor, varietate de taxe legate de lider pe servicii TION.

Subiect 7.2. organizarea fluxului de lucru.

Subiect 7.2.1. Organizarea documentelor în birou

Conceptul de flux de lucru, documentul de volum.

Forme de organizare al biroului de administrare a înregistrărilor (centralizat, descentralizat, mixt).

Înregistrarea documentelor, formularul de înregistrare.

Trei fluxul de informații. caracteristici și înregistrarea acestora.

Scheme de lucru cu documentele de intrare, ieșire și interne ..

Document 1.Ponyatie. volumul de documente.

2. Forma de organizare documente la birou.

documente 3.Registratsiya, formulare de înregistrare.

4. Schema de lucru cu documentele de intrare, ieșire și interne.