Scanarea documentelor - articole despre arhive, gestionarea documentelor de evidență a datelor, - Portal

Pentru a scana documente organizațiile rezolvă o serie de probleme legate de stocarea documentelor de hârtie.

În primul rând, aceasta permite zona de arhivă liberă. înlocuirea unui număr de documente în copiile electronice ale acestora. Acest pas vă permite, de asemenea, pentru a reduce costurile generate de închirierea de scumpe de metri pătrați.

În al doilea rând, scanarea documentelor asigură siguranța unității de stocare. deoarece informațiile electronice nu este expus la riscurile de deteriorare sau uzură.

În al treilea rând, dacă veți căuta pe informațiile conținute pe suport de hârtie, poate dura o lungă perioadă de timp, materialele care au fost scanarea documentelor de procedură sunt întotdeauna disponibile on-line.

Ce documente pot fi scanate?

Aceasta nu rezultă în mod necesar într-o formă electronică toate documentele organizației. Cantitatea și tipul de document care urmează să fie scanat este determinată de specificul activității, în special în structura companiei, normele interne de lucru cu documente și mijloace financiare, pe care compania este în prezent gata să-și petreacă pentru crearea unei arhive electronice.

Puteți scana orice documente. Echipamentul modern permite scanarea de texte, desene, imagini, cărți și altele.

Cele mai frecvent utilizate în fabricarea de copii digitale:

• documente contabile: facturi, note de livrare, etc;.
• documentația organizatorică și administrativă: ordine, instrucțiuni;
• Documente juridice: contracte, acorduri, contracte;
• personal afaceri: înregistrări de personal, face T 2 carduri, etc;.
• documente de proiect: scheme. desene, hârtie de calc, etc.;
• Imagini: picturi, fotografii, diapozitive, și anume, în cazul în care este important să se transmită calitatea culorii, claritatea imaginii, geometrie, etc.;
• periodice: ziare, reviste.

Scanarea este, de asemenea, supusă afacerile de arhivă deja formate. deja cusute și stocate pe rafturi.

Cum ar trebui să se pregătească pentru scanare?

Nu contează ce vor fi scanate - propria lor sau al altcuiva, este necesar să se efectueze lucrări preliminare pentru a pregăti documentele pentru scanare.

În prima etapă se realizează pregătirea tehnică a materialului de hârtie, care implică documente fizică directă :. Razbroshyurovku, îndepărtarea agrafe, capse etc. Acest lucru va reduce în continuare și să automatizeze procesul de scanare.

Scanere, care sunt capabile de a scana documente capsate, disponibile pe piață, dar acestea sunt foarte, foarte scumpe, capricios, necesită o administrare continuă. În ceea ce privește prețul și calitatea sunt mult mai bună utilizare a scanerele universale, care au avtopodachik și sticlă comprimat de presare, puteți scana documente de aproape orice tip.

Ca documentele sunt scanate?

Digitizarea documentelor este procesul de aducere a foii de hârtie în format electronic, cu ajutorul unui scaner.

În funcție de tipul documentului, formatul, conținutul, calitatea de hârtie, etc .. Alegeți tipul de scaner. Gama de posibilități este destul de largă.

Echipamentul cel mai scump, robotizate, se poate scana. Pentru acest tip fac parte: Qidenus Pro TT; Kirtas Kabis I-III; Kirtas APT BookScan 2400 de aur; I2S Digitizarea Linia 3000; TREVENTUS ScanRobot).

consumator Wide nu este disponibil din cauza costurilor ridicate.

Cel mai primitiv și ieftin, de exemplu Handyscan, - de dimensiuni mici, ca un pix. Deci, scanerul se realizează în text, și transmite imaginea pe ecran.

În practică, aceste scanere nu sunt foarte confortabile, este dificil să se realizeze cu precizie mâna asupra documentului. În plus, acestea sunt caracterizate prin slaba calitate a pieselor de transmisie ale textului și culorile. rezoluție minimă de scanare.

Scanerele din clasa de mijloc se referă aparatele din gama de prețuri de 20 mii. Pentru 500 de mii. Ruble.

Cei care fac parte din limita inferioară, vă permit să scanați modul în linie. Descărcarea 10 - 20 frunze, puteți obține 10 - 20 de imagini. Pentru acest tip de viteză de scanare anumite caracteristici mici și lipsa caracteristice, cum ar fi scanarea pe 2 fețe.

Cei care fac parte din limita superioară - versatil, și permite în linie de scanare flatbed o rată suficient de mare. In-line metoda de scanare 500 coli are loc în decurs de 5 minute, când o carte - 300 pagini pe oră.

Există scanere format mare vă permit să scanați documente până la format A0, de exemplu desene, scheme. Diferențele dintre scanere de acest tip sunt mici, sunt posibilitatea de culoare și de viteză.

scanere speciale de înaltă calitate, utilizați dacă doriți să scanați imaginea. Caracteristica lor - de înaltă calitate de redare a culorilor și acuratețea imaginii. De mare viteză nu este un avantaj al acestui tip de scaner.

Cum se prelucrează informațiile?

Odată ce documentele vor fi procesul de digitalizare, informațiile trebuie verificate. De obicei, scanarea de specialiști efectuează inspecția vizuală a calității fiecărei imagini. Dacă configurat corespunzător moduri de scanare, procesare suplimentară a scanată va fi redusă la minimum.

Imaginea rezultată este necesar și de a atribut indexate, astfel încât acesta poate fi găsit prin utilizarea motorului de căutare.

Ce format pentru a alege: TIFF sau PDF?

De obicei, în lume, pentru a obține o calitate maximă utilizând formatul TIFF (Engl. Tagged Image File Format), care este stocarea în format grafic raster. fișiere TIFF cu extensia utilizată pentru manipularea documentelor de stocare permanentă și pe termen lung de arhivare. Cu toate acestea, documentele salvate în acest format, ocupă un volum mare de e-spațiu și din acest motiv incomod lor de a transfera în rețeaua internă sau externă.

Pentru acele organizații care intenționează să recurgă frecvent la arhive electronice și trimiterea de copii digitale ale documentelor, este optim pentru a utiliza formatul PDF (Eng. Portable Document Format).

Astăzi, popularitatea în creștere au documente dublu strat PDF. care în același timp a scanat și versiune a documentului recunoscut. Acesta din urmă vă permite să efectuați o căutare context în documente.

De multe ori organizația prin care se dispune păstrarea documentelor în ambele formate dintr-o dată. TIFF pentru acele cazuri în care este necesar, în principal de stocare și imprima documentul în calitate înaltă, PDF - pentru utilizarea activă la birou.