înregistrarea documentelor

Secțiunea 3: Organizarea de lucru cu documente
Partea 3.1. organizarea fluxului de lucru

Document de înregistrare - document de atribuire a unui număr de înregistrare și introducerea datelor cu privire la documentul în formă de înregistrare și de contabilitate. 1

Numărul de înregistrare al documentului (indicele documentului de înregistrare) - un cod numeric sau alfanumeric atribuit unui document în timpul înregistrării sale. 2

Înregistrarea și cont formular - un document (carte, reviste), inclusiv în format electronic, folosit pentru a înregistra informații despre documentul în scopuri contabile, cercetare și monitorizare. 3

astfel Anul - confirmarea crearea sau primirea documentului la un anumit moment (zi) introducând-o în formularul de înregistrare cu atribuirea numerelor și a datelor de bază de înregistrare cu privire la un document care vă permite să creați o bază de date a tuturor documentelor organizației de urmărire și de muncă informații de recomandare. Astfel cum rezultă din definiția, înregistrarea în primul rând dă forță juridică documentului, astfel cum Acesta înregistrează faptul creării sau primirii acesteia. În timp ce documentul nu este înregistrat, nu am primit numărul tău, acesta nu este conceput, ca și în cazul în care nu există încă. De exemplu, un ordin, judecată etc. În cazul în care documentul primit nu este înregistrat, organizația nu este responsabil pentru aceasta, deoarece faptul de neconfirmat. 4

Procesul de înregistrare poate fi împărțit în trei obiective:

Înregistrarea este necesară pentru toate documentele care necesită contabilitate, performanță și utilizate în scopuri de referință, indiferent de metoda de preparare. 6

Documentele înregistrate în organizație o dată. creat - data semnării sau aprobării vine - în ziua de admitere. La înregistrarea documentelor de intrare data primirii și indicele în ștampila de înregistrare ștampilate. 7

În cazul în care transferul documentului înregistrat de la o unitate la alta, el nu este reînregistrată. 8

Fiecare document, se face referire la numărul de înregistrat, primește numărul său de înregistrare. Ea nu se potrivește, și cu atât mai puțin contabilitate numărul de serie, aplicat la nivelul primirii documentelor din organizație. 9

Înregistrarea documentelor interne se realizează de obicei într-un mod descentralizat de către grupuri de documente - unitățile structurale în care sunt create și executate. De exemplu, documentele contabile sunt înregistrate în departamentul de contabilitate, comenzi pentru activitatea de bază - în birou, personal - în departamentul de personal. 10

Compoziția detaliilor de bază de înregistrare, în funcție de natura obiectivelor de utilizare a documentelor și de informații pot fi completate cu alte detalii:

pot fi adăugați în mod opțional Compoziția care îndeplinește condițiile de mai sus. Astfel, ordinea elementelor esențiale privind formele de înregistrare stabilite de organizație.

Există trei tipuri de documente de înregistrare:

• revista,
• carte,
• automatizate electronice (SED).

Revista de forma documentelor de înregistrare este istoric, cea mai timpurie formă de înregistrare.

În prezent, este utilizat numai în cazul în care primul loc este o documente contabile de încredere pentru a preveni conflictele. De exemplu, eliberarea documentelor de educație, cărți de muncă, trece. În toate celelalte cazuri, formularul de înregistrare jurnal este învechit, deoarece dificil de a menține controlul asupra executării documentelor și a lucrărilor de referință pe ele. 12

În cazul în care documentele de card de înregistrare formularul de înregistrare și de control cardurile create la documente, care sunt formate într-un fișier de card, în funcție de sarcinile în conformitate cu clasificările utilizate.

Utilizarea de carduri de înregistrare crește în mod semnificativ eficiența căutării documentului și, în același timp, reduce complexitatea procesului de înregistrare, în comparație cu forma unui jurnal.

Ca regulă generală, redactate în urma depunerii independente:

• referință, de control și de referință;
• depunerea de propuneri, cererile și plângerile cetățenilor;
• topic (codificare) pentru ordinele de depunere, decizii și colab. 13

Testare și fișier de referință sunt împărțite în două părți: pe implicit și executarea documentelor. Prima parte a depozitului este de a capta și de a căuta informații cu privire la documente în cursul executării lor și pot îndeplini funcțiile de control. Carduri poate fi sistematizate de către artist, unități de afaceri, corespondenții, calendarul de executare a documentelor. Deoarece executarea de cărți documente aplicate pe ele marcajele necesare sunt mutate din prima parte a depozitului în secțiunile și rubricile din partea a doua corespunzătoare. A doua parte a depozitului este de a căuta documente deja executate. Carduri în această parte a depozitului poate fi sistematizate pe corespondenții, nomenclatura afacerilor, etc. 14

Pentru o dezvăluire mai completă a documentelor sunt tematice (codificare) de depozit. în care:

• constituie un card separat pentru fiecare întrebare, subiectul conținută în document, astfel încât un singur document bazat pe conținut, poate fi pictat pe mai multe carduri;
• informații sistematizate în conformitate cu titlurile problemele intra clasificator ale organizației.

Fișierele de cărți tematice sunt folosite doar în scopuri de referință, acestea nu sunt utilizate ca fișiere cartelă de control. 15

Forma de carduri de înregistrare și de control și locația în detaliile ei pot fi specificate în organizarea și înregistrate în manualul de management al înregistrărilor. De multe ori folosit următoarea formă de carduri de înregistrare pe format A5 (148h210 mm) si A6 (105h148 mm): 16

Fig. 1.
Forma de dulapuri de înregistrare și fișiere de card de control Srokowo

Automatizate formă (electronică) de înregistrare a documentelor se realizează cu ajutorul unui software special care este instalat pe un computer personal (sau un server și calculatoare personale, în rețea).

Atunci când se utilizează informațiile de înregistrare automată a formularului de document sunt introduse într-o înregistrare și de control al cardului electronic este stocată în baza de date. Setul de detalii și tipul de înregistrare și card de control în diverse sisteme software pot fi diferite. În același timp, acesta poate fi fabricat într-o singură copie a formularului de înregistrare ca matrice de asigurare (de imprimare de înregistrare și a unui card de control).

Formularul de inregistrare automata este acum utilizat pe scară largă în multe organizații, ca are o serie de avantaje semnificative față de formele de înregistrare și reviste carte, și anume:

• o căutare rapidă a documentelor cu privire la orice card detalii sau detalii de înregistrare și de control;
• generarea automată a rapoartelor, indispensabili, efectuarea de referință și de analiză asupra documentelor;
• Controlul automat asupra executării documentului;
• capacitatea de a înregistra simultan mai multe documente la locul de muncă;
• posibilitatea de a organiza o documentelor de înregistrare descentralizate în subdiviziunile cu informațiile de asociere cu privire la toate documentele într-o singură bază de date și altele.

Organizația poate dezvolta în mod independent, un program de înregistrare a documentelor, dar gata făcute produse software cel mai frecvent utilizate - sistemul de management al documentelor electronice pentru a automatiza lucrul cu documente, începând cu crearea proiectului sau documentul de înregistrare și terminând cu finalizarea executării sau trimiterea unui document la o altă organizație.