Facem o întâlnire operațională scurtă de protocol
Practic, toate organizațiile a avut loc reuniuni în cazul în care problemele de natură operațională. Foarte des astfel de întâlniri sunt numite - operaționale. Cheltuiți liderii lor la diferite niveluri: de șeful organizației pentru șefii de departamente. reuniuni operaționale sunt ținute la intervale de timp specificate (de obicei, o dată pe săptămână) și sunt de obicei înregistrate. În cazul în care unitatea sau de la un lider care conduce întâlnirea, nici un secretar, conectându îndeplinirea cerințelor operaționale pot fi încredințate unei unități de angajați.
Reguli generale pentru protocolul de înregistrare
Protocol - un document care conține o înregistrare consecventă a discuțiilor cu privire la probleme și de luare a deciziilor la reuniuni, ateliere, conferințe și reuniuni ale organelor colegiale *.
Se întocmește pe baza înregistrărilor sonore sau note scrise de mână brute, care sunt efectuate în cadrul reuniunii, secretarul sau orice alt angajat, precum și materialele pregătite pentru reuniunea (texte de rapoarte, discursuri, memo-uri, proiecte de decizii pe ordinea de zi, liste de participanți, etc.).
În cazul în care ședința a fost efectuată înregistrarea, după întâlnirea este retipărită, atunci textul scris este editat și forma prelucrată este inclusă în protocolul. Termenul permis pentru înregistrarea procesului-verbal al reuniunii, nu trebuie să depășească trei - cinci zile după întâlnire. minute întâlniri operaționale sunt pregătite și executate în aceeași zi sau în una sau două zile după ședință.
Protocoalele sunt complete și concise. Raportul complet conține o evidență a tuturor reuniunilor, întrebările adresate de vorbitor, discursuri ale persoanelor care au participat la discuțiile și deciziile.
protocol scurt include numai numele celor care au vorbit, tema declarațiilor, înregistrarea în forma scurtă și deciziile.
Progresele în cadrul reuniunilor operaționale, de regulă, înregistrate în evidențele sumare.
Procesul-verbal al reuniunii emise pe antetul general, o foaie de hârtie standard A4 sau sub formă de protocol special concepute.
Legarea Detaliile protocolului sunt după cum urmează:
- Numele organizației;
- denumirea tipului de document (protocol) care indică tipul întâlnirii;
- data reuniunii;
- numărul de înregistrare al protocolului;
- locul de desfășurare a reuniunii;
- semnături.
Data protocolului este data evenimentului.
Probleme și soluții
Elaborarea protocoalelor de întâlniri operaționale adesea cauzează dificultăți. Luați în considerare cele mai frecvente.
# 9632; Problema: secretarul sau unul dintre angajații mai tineri la post, care durează câteva minute, nu poate înțelege esența subiectului, și, prin urmare, are probleme rulează intrarea discuție.
Ce să fac? În astfel de cazuri, secretarul se aplică angajaților care acționează într-o ședință, sau orice alt angajat, care poate da o explicație.
# 9632; Problema: ca întâlnirile operaționale sunt adesea efectuate fără reguli rigide, secretarul poate să nu aibă timp să scrie tot ceea ce se întâmplă în timpul întâlnirii.
Ce să fac? În acest caz, acesta poate ajuta la menținerea înregistrarea reuniunii și a raportului pe baza interpretării sale.
# 9632; Problema: atunci când se discută poate vorbi atât de import mici esențial și neesențial sau informații generale, iar secretarul poate fi alocarea dificilă a primară (esențială) informațiile care trebuie să fie asigurată, și protocolul.
Ce să fac? În acest caz, la procesul-verbal secretar analizează toate informațiile pentru a separa importante de cele neimportante, și să includă doar cele mai importante informații în raport.
Textul înregistrărilor sumare
Textul protocolului este format din două părți: introducere și de bază.
În partea introductivă a scurta protocolul specificat numele președinte și secretar, pozițiile și numele participanților (prezente) și invitaților, pe ordinea de zi. În cazul în care reuniunea de mai mult de 15, protocolul este permis să indice numărul total de participanți, lista de prezență indicând pozițiile și denumirilor care figurează în anexa la protocol, de exemplu:
Au participat membri ai Direcției, în valoare de 16 persoane. (Lista anexată).
Numele persoanelor invitate la reuniune, indicat după cuvântul „invitație“, cu indicarea persoanei și numele organizației.
Ordinea de zi identifică întrebările care fac obiectul unei analize, poate să indice poziția și numele vorbitorilor (difuzor). Dacă câteva întrebări, acestea ar trebui să fie numerotate cu cifre arabe și aranjate în ordinea de discuție. probleme pe ordinea de zi sunt formulate cu prepoziția „pe“ ( „on“), de exemplu:
CFO Molchanov SA
ordinea de zi ar trebui să fie formulate precis și să reflecte în mod clar esența problemei în discuție. se recomandă să nu se includă în ordinea de zi punctul „Altele“ sau „chestiuni diverse“.
Textul părții principale a unui protocol scurt este format din secțiuni separate privind numărul de puncte de pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu cifre arabe, în conformitate cu ordinea de zi. Fiecare dintre ele se bazează pe următoarea schemă:
Ca parte a „RESOLVED: (:) Rezolvat“ pe scurt, precis, concis, astfel încât să se evite orice ambiguitate, decizia scrisă. Formulați soluții într-o formă prescriptiv: „Pregătiți-vă. "" Equipe. "" Inform. “. Pe aceeași problemă poate fi luat câteva decizii. În acest caz, ele sunt numerotate cu cifre arabe, cu referire la numărul de serie al întrebării pe ordinea de zi, cum ar fi:
1.1. Pregătirea unui program de lucru ...
Executive responsabil - Numele și inițialele
1.2. Informează directorii sucursalelor ...
Executive responsabil - Numele și inițialele
Dacă este necesar, împreună cu decizia se referă la vot: numărul de voturi „pentru“, „împotrivă“ și abțineri.
De la teorie la practica
Imaginați-vă că, după transcrierea făcută manual sau pe bandă, avem un text pe baza cărora trebuie să facem un raport scurt:
Ordinea de zi articol: 2. Progresul numărului de reconstrucție bunuri terminat depozit 2
Vasiliev PR Conform planului de reconstrucție, am fost la sfârșitul zilei de 25 luni a instalației de pornire de rafturi și instalarea de echipamente de ridicare. CJSC „Profil“ - furnizorul nostru de sisteme de rafturi - încalcă termenii și condițiile. 20 am avut pentru a obține primul joc în 10 zile - al doilea. Noi - livrarea a două loturi egale, astfel încât în contract. Am plătit în întregime, adică 100% plată în avans, pentru că ultima dată când ne-am transformat primul magazin, nu am avut o problemă cu ei. Astăzi - 28, și încă nu am primit. Faxurile trimise la ei, apel, ieri au spus că primul lot a fost expediat, dar va fi de două sau trei zile pentru a merge, așa că avem o întârziere din cauza furnizorului. Cred că ar trebui să le pună de a pretinde în mod oficial de încălcare a termenilor de livrare.
Pentru a face înregistrarea de protocol, este necesar să se aloce cele mai importante informații. Pentru a face acest lucru, încercați să pună o serie de întrebări și a obține răspunsuri. Din textul pe care îl putem obține răspunsuri la următoarele întrebări:
Vedem că textul conține informații care nu se reflectă în răspunsurile: organizația este plătit integral pentru bunurile și o plată în avans de 100% a fost realizat, deoarece există o experiență pozitivă de cooperare cu SA „Profil“. Are această informație este importantă pentru situația în care este subiectul? Evident, nu, prin urmare, că în raportul nu este necesar să se includă. Astfel, pe baza răspunsurilor la întrebările pe care le-am primit, putem face un protocol de prezentare scurt:
Să presupunem că la reuniunea în timpul discutării situației actuale, propunerea de a trimite cererea nu a fost acceptată. Sa decis să trimită o scrisoare furnizorului, obligația de a respecta termenele de livrare stabilite prin contract. Decizia în acest caz, ar trebui să fie înregistrată în procesul-verbal, după cum urmează:
Responsabil Executiv - PR Vasiliev
Termen - (data).
Luați în considerare un alt exemplu.
Ordinea de zi articol: 5. La auditul activității economico-financiare a companiei sucursală în orașul Perm
Lider: Cine crezi că ar trebui să fie incluse în comisie, și este nevoie de timp pentru a efectua inspecții la fața locului?
Medvedev VV Cred că ai nevoie de trei oameni: unul la departamentul de contabilitate, de altă parte - în departamentul financiar, al treilea - în departamentul de servicii de logistică și administrativă. Anterior, am discutat cu șefii de departamente, care ar trebui să meargă, așa că propun trei: deputatul. Contabil șef Somov SS Auditor Yastrebov AA și inginer de plumb Sokolova BB Verificările pot fi efectuate în decurs de 3-5 zile.
Să analizăm textul unei adrese de keynote pe aceeași schemă:
Nu există rezultate pozitive
Și în acest caz, putem vedea că textul a rămas al doilea plan de informații. În primul rând, aceasta este o referire la cap serviciul administrativ Polozova RA care, de asemenea, sa plâns de faptul că filiala are unele probleme cu costurile de transport. Aceste informații ne referim la un minor, pe motiv că rapoartele privind costurile de transport prevăzute inițial numai la serviciul administrativ-șef pentru pregătirea raportului de sinteză. Deoarece procedura actuală pentru prezentarea rapoartelor privind costurile de transport, altele decât aceste informații pentru a evalua situația actuală nu contează cu adevărat.
Pentru informații ar trebui să includă, de asemenea, o mențiune a faptului că două erori sunt detectate de ramură în sine, ci de două ori - contabil al organizației-mamă. Se poate spune pur și simplu că greșelile au fost găsite în numeroase ocazii.
Înregistrările de sinteză nu reflectă întrebările adresate de către vorbitor. Cu toate acestea, în cazul în care răspunsul la întrebarea are informații esențiale, acesta este stocat în performanțele de înregistrare de protocol. În exemplul de mai sus este de informații despre cine este invitat să includă în comisie.
Pe baza acestor răspunsuri, putem crea un record de spectacole de protocol:
Dacă în timpul discuției decizia de a efectua examinarea, să formuleze o decizie în procesul-verbal necesare, după cum urmează:
Pentru a pregăti un proiect pentru a crea o comisie pentru a verifica activitatea financiară și economică a sucursalei în orașul Perm, perioada convenită a auditului cu directorul unei sucursale în orașul Perm.
Executiv responsabil - Medvedev VV
Termen - (data)
* Concis Dicționar de specii și varietăți de documente. M. Glavarhiv, VNIIDAD.
