Cum de a organiza ordinea în arhiva întreprinderii - lucru - doi plus doi

Pe unele probleme stocarea corespunzătoare a documentelor a spus șeful departamentului de achiziție de arhive departamentale și arhivele de stat ale Regiunii Amur Elena Shilov

După Club cadre, care a avut loc în ziarul „! Work“ joi, participanții au devenit clar, ofițerul de personal sau grefier al întreprinderii - aceasta este un om mare. Depinde de ei ordinea de organizare a fluxului de lucru, care, uneori, face extrem de dificilă.

După cum sa dovedit, pentru a vorbi despre cum să păstreze o arhivă în organizație, puteți întotdeauna, atât de multe nuanțe greu de găsit în altă parte. Pe unele probleme Depozitarea corectă a documentelor, ne-am spus expertul nostru de oaspeți Elena Shilov, șeful departamentului de achiziție de arhive departamentale și arhivele de stat ale regiunii Amur.

documentele Consiliului de arhivist

1. Cel mai important act legislativ care reglementează circulația tuturor documentelor de arhivă, este Legea federală „Cu privire la Arhiva“. El se extinde la toate organizațiile și documentele de arhivă și toate cerințele sale sunt obligatorii.

2. Problema modului de a arhiva documente din orice numerotare pentru a acoperi, va ajuta la regulile de bază ale activității de arhive departamentale 1985

3. „Lista de gestionare standard a documentelor de arhivă generate în cursul activităților organelor de stat, organisme de auto-guvernamentale locale și organizații, cu indicarea termenului de valabilitate.“

4. Pentru acele organizații care există o documentare științifică și tehnică, - „Lista documentelor de arhivă standard, generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, cu indicarea perioadei de depozitare“.

pentru lucrul cu documente Instrucțiuni

Pentru lucrul efectiv cu documentele necesare de instruire cu privire la munca de birou. Din păcate, nu orice organizație sunt. Ar trebui să se stabilească norme de lucru cu toate documentele întreprinderii - normele de proiectare, uniformitatea. Se întâmplă ca, în aceleași detalii cu privire la formele de organizare în diferite locuri, fac diferite forme. Și de lucru este incomod, și apoi nu pot găsi nimic. Instrucțiunile trebuie să fie scrise nu numai ca o componentă de inventar și o gamă, dar, de asemenea, care este responsabil pentru activitatea de arhivă. Este mai bine că nu a fost doar o singură persoană, care este de a arunca toate cazurile, și de încărcare unele dintre funcțiile de arhivă ale departamentului. Pentru trecerea timpului persoana responsabilă de departamentul a pregătit toate documentele și predat taxa arhivei. Și numai atunci face rezumatul de locuri de muncă arhivar. Probleme și probleme nu vor fi cu documentele, în cazul în care manualul este tot precizate pas cu pas.

Documentele care urmează să fie transferate în arhiva

Arhiva organizației, în conformitate cu poziția este echipat cu lucrări permanente, temporare (peste 10 ani) de depozitare, precum și lucrări asupra personalului. Documentele produse în organizație, pe durata de depozitare este împărțit în:

• documente de un timp de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);

• documente lungi termenul de valabilitate (peste 10 ani);

• documentele permanente (perpetuă) de depozitare.

caz de depozitare temporară, cu un termen de valabilitate de transfer de până la 10 ani de la organizarea arhivei, de regulă, nu sunt supuse. Acestea sunt stocate în diviziunile structurale ale organizației și data de expirare trebuie să fie distruse.

documente personale în arhiva organizației sunt transferate temporar