Cum de a lucra cu sistemul de „conturi de primit“ - 2 scheme

Care sunt opțiunile pentru organizarea muncii cu „conturi de primit“, folosind o abordare proces.

Cei mai multi manageri știu exact ce să lucreze cu conturi de primit instrumente pentru a utiliza. Dar, de multe ori acestea sunt utilizate sporadic și nesistematic, fără a crea baza de date necesară. Ca rezultat, acest lucru reduce semnificativ efectul de a lucra cu parteneri care au trecut plățile datorate pentru bunuri sau servicii.

fluxul de lucru general

Pentru a defini ținta de pornire (de preferință în numerar sau în procente) cu primit (DZ). Și apoi prescrie etapele de organizare a acestuia. De regulă, acestea sunt 4:

- înainte de a DZ format;
- în timpul formării sale;
- la stadiul în care datoria a devenit o problemă;
- după problema DZ a început să se acumuleze.

Pentru toate etapele acestei lucrări trebuie să fie:

- să dezvolte o acțiune algoritm;
- reglementa aceste procese într-un mod ușor de înțeles și de;
- identificarea de indicatori pentru monitorizarea procesului de lucru cu DMZ.

Apoi, este necesar să se aducă reglementărilor angajaților, să organizeze formarea lor, să facă modificările necesare în sistemul de stimulente bazate pe noua schemă de lucru cu DZ.

În urma acestor proceduri vor începe imediat lucrările privind regulile dezvoltate de:

1) stabilirea unor valori țintă ale parametrilor, ținând cont de obiectivele definite în prima etapă;
2) parametrii de măsurare și control;
3) Procesul de ajustare a cursului;
4) se modifică în procesul de lucru.

Acum ați stabilit obiectivul procesului de lucru cu DMZ. De exemplu, „Prevenirea formării problematice DZ într-o cantitate mai mare de XX% din totalul DZ“.

Se înțelege că, sub rezerva normelor privind procedura de acordare a condițiilor de creditare comerciale acordate, dimensiuni comerciant de împrumut, etc. riscurile comerciale ale companiei sunt reduse la minimum, iar toate abaterile posibile practicate părțile interesate. Ca urmare, problema devine o parte minimă din suma totală a DMZ.

Principalii indicatori de performanță ai procesului sunt:
- ponderea problemei DMZ;
- numărul de încălcări ale normelor cu DZ (abateri de la procesul de configurare).

Desigur, pentru monitorizare și evaluare, precum și motivare a personalului, puteți utiliza alți indicatori care au deja depind de algoritmul de proces specific.

Într-o situație reală, unele dintre sugestiile de mai jos diagrama a procesului de lucru cu DMZ pot face parte din alte procese, de exemplu - pentru a semna contractul cu clientul sau procesul de expediere a produselor.

Descriere generală „Manage DZ“ proces

Reducerea în diagrama:

DZ - creanțe.
NPDZ - creanțe datorate nu din trecut.
ETC - creanțe restante.
DS - numerar.

Unele dintre elementele și documentele utilizate în diagrama:

Obiectivele procesului sunt:

1. Managementul DMZ;
2. preveni formarea DZ întârziată și nereturnabile;
3. Formarea regulilor de credit comercial;
4. întoarcere restante DZ;
5. Dezvoltarea unor măsuri de îmbunătățire a calității muncii cu ERA și pentru a reduce riscurile financiare la minimum.

Procedeul constă din șapte sub-procese. Acestea sunt conectate între ele prin intermediul intrărilor și ieșirilor, precum și „interacționează“ cu alte procese ale companiei.

Fiecare subproces necesită descompunere, adică, stabilește mecanismele specifice ale punerii sale în aplicare, indicând evenimentele de frecvență sau de declanșare, respectarea regulilor, descrierea tehnicilor utilizate (de exemplu, normele de calcul de rating de credit, stabilirea unor limite privind valoarea creditului comercial, reducerea de rambursare anticipată a DMZ, etc. .), proprietarii și participanții la proces, și așa mai departe.

Ne întoarcem acum la o scurtă discuție a fiecărei subproces în diagrama.

„Pentru a forma termenii tranzacției.“ Modificate sau dezvoltate condiții de lucru cu un anumit client. Termenii sunt formate ținând cont de regulile generale de funcționare, de rating de credit, instrucțiuni pentru un anumit client, etc. Subproces se execută în momentul încheierii, reînnoirea sau modificarea contractului cu clientul.

„Să respecte termenii tranzacției.“ Controlul total al clientului. În cazul nerespectării termenilor tranzacției blocurilor client procesul de expediere și factură acest client (adică, instrucțiuni proceselor relevante trimise), sunt furnizate în raportul de monitorizare subproces să elaboreze propuneri de modificare a condițiilor de lucru cu clientul.

Procesul se desfășoară în mod continuu, de multe ori în mod automat, dacă aveți software-ul potrivit. De exemplu, actualizate zilnic (în mod automat sau manual) cu privire la mărfuri de credit neutilizate, în funcție de dimensiunea maximă a creditului, transporturile de client și a primit de la el bani, respectiv, sunt de asemenea blocate și expedierea către client, în caz de încălcare a regulilor de credit comercial.

„Lucrul cu NPDZ“. O serie de operațiuni (apeluri, memento-uri, furnizarea de stimulente pentru rambursarea la timp a DMZ, etc.), pentru a preveni trecerea DMZ în categoria restante. În cazul în care acest lucru nu a putut fi evitată, un raport este pregătit și inițiat următorul subproces „Lucrul cu ETC“. Subproces efectuate în mod continuu, de exemplu, fiecare specialist în vânzări în fiecare zi. Pentru punerea în aplicare a acestui sub-proces, precum și monitorizarea ulterioară a performanței și pot fi folosite de către „revista“ electronic adecvat.

„Lucrul cu ETC“. O serie de operațiuni pentru a reveni RS, cât mai curând posibil și pentru a preveni trecerea în etapa executorie. În cazul în care acest lucru nu a putut fi evitată, pentru a pregăti raportul și pachetul de documentare primare, inițiată de următoarea subproces „Punerea în aplicare a activității executorii.“ Subproces efectuate în mod continuu, de exemplu, fiecare specialist în vânzări în fiecare zi.

„Pentru a efectua activități executorie.“ activități judiciare care vizează returnarea DMZ. În cazul în care DZ recupera prin instanțele de judecată nu a reușit, informațiile necesare sunt generate și a inițiat următorul subproces „Lucrul cu nereturnabile DMZ.“ Procedeul se realizează pe faptul de a trebui să recurgă la instanța de judecată și apoi, în conformitate cu normele stabilite.

„Lucrul cu nereturnabile DMZ.“ Decizia de a scrie off nerecuperabile DZ, posibila compensare a pierderilor, schimbări în regulile de lucru cu DZ, informarea clienților și a lucrătorilor săpat, etc. Procesul se desfășoară după cum este necesar.

Gestionarea subproces „de lucru de control cu ​​RS.“ În cadrul acestui sub-proces pentru a monitoriza punerea în aplicare a altor sub-procese, să ia măsuri corective și de a dezvolta reguli de credit comercial, a menținut ratingul de credit, dezvoltat de acțiuni interne și externe intenționează să îmbunătățească calitatea muncii cu RS, precum și instrucțiuni privind modificarea lucrul cu un anumit client. Subproces efectuate atât în ​​mod continuu și, de fapt, raportarea și apariția evenimentelor adverse.

Să ne amintim că fiecare sub-regulament necesită un ordin separat, termenii și condițiile de punere în aplicare. De exemplu, un sub „Lucrul cu NPDZ“ s-ar putea arăta astfel:

Lucrul cu creanțe dumneavoastră neexpirate

DS în diagrama înseamnă „bani“.

De asemenea necesita o reglementare, și de intrare / ieșire de sub-procese, care este necesar pentru descrierea documentelor și a bazelor de date folosite în lucrare.

Au fost identificate doi indicatori-cheie pentru întregul proces:

1. „Ponderea problemei DZ“;
2. „Numărul cazurilor de încălcare a regulilor de funcționare cu DZ“.

Dacă doriți, trebuie să specificați, de asemenea, valori pentru fiecare sub-proces. De exemplu, pentru sub-proces „Să respecte termenii tranzacției,“ parametrii suplimentari, pe lângă evaluarea cazurilor de abatere de la procesul (exces de credit comercial și se lasă bunurile în prezența broaștei) poate să nu fie necesară. Dar, pentru sub-proces „Punerea în aplicare a activității executorii“ indicator poate fi suma returnată de către instanța de judecată în numerar și amenzile colectate.

Executarea acestor reglementări și automatizarea acestora, îmbunătățirea procesului

Multe din sistem sistem CRM și de management al întreprinderii de astăzi conține module încorporate pentru a sprijini procesul de lucru cu DMZ, dar dacă este necesar, s-ar putea crea bine propriile lor mijloace de MS Office.

De exemplu, atunci când se lucrează cu DMZ și de a genera rapoarte despre acest lucru poate fi utilizat foaia de calcul actualizată în mod constant (baze de date) cu următoarele câmpuri:

Astfel, prima parte a tabelului conține informații cu privire la plata si transport, iar al doilea - informații despre acțiunile înalților funcționari în studiul DZ, calendarul și rezultatele acestor acțiuni. Este important ca regulile de completare revistei au fost prescrise în procesul de regulamente.

Dacă te duci înapoi la indicatorii procesului de evaluare, cu ajutorul tabelului, puteți monitoriza încălcări ale regulilor de lucru cu DMZ (abatere de la proces). Acest „jurnal“, sub rezerva o umplere completă și adecvată poate fi sursa unei cantități mari de informații diverse, nu numai despre acțiunile specifice pentru a lucra cu „conturi de primit“, dar, de asemenea, pentru a evalua personalul, clienții și metodele specifice de lucru.

De exemplu, este posibil să se evalueze după orice „impact“ asupra clientului este cel mai adesea transferul de fonduri, și ce „acțiune“ - inutil.

Pe baza acestor evaluări, precum și informații privind valorile indicatorilor obținute din alte surse (de exemplu, sistemul contabil al entității), puteți decide să schimbe regulile, normele de creditare comerciale, etc. După efectuarea unor modificări pentru a evalua eficacitatea acestora.

Astfel, necesitatea de a acționa în mod consecvent, îmbunătățirea continuă a proceselor.

Alexander Sagalovich, www.probusiness.by