Cum de a crea o listă de documente

Procedura de elaborare a listei documentelor - afacere destul de supărătoare și laborios. Organizațiile mari nu se poate face fără elaborate corect registru de documente. Prin urmare, există multe întrebări cu privire la modul de a face un inventar al documentelor. Vom încerca să rezolve problemele.

tipuri de stocuri

În Arhivistic, există mai multe concepte ale listei de documente:

• inventar intern.
• divizii de inventar.
• Lista documentelor pentru depozitare permanenta.

Listele de cazuri necesitatea de modernizare a sistemului de referință transmise, procesarea documentelor de calitate scăzută descrise liste. Companiile mari să păstreze înregistrări pentru căutarea rapidă și exhaustivă pentru informațiile dorite.

inventar intern

Listă de uz casnic trebuie să țină cont mai mare de documente temporare (până la 10 ani) și utilizarea permanentă. Printre acestea se numără:

• Schițe.
• Documentele, care nu dezvăluie semnificația numelui din titlu.
• Curtea de cazuri.
• valori mobiliare personale și speciale.

Lista de documente pentru uz intern ca o aplicație are întotdeauna înregistrarea finală. Acesta conține informații cu privire la numărul de cazuri finalizate cuprinse în listă, precum și numărul de foi în cele mai inventar. Toate informațiile prevăzute în cifre și cuvinte. Semnează lista de interpreți.

Lista documentelor într-o aplicație are întotdeauna înregistrarea finală cu informații despre numărul de cazuri și foi în inventar.

Se întâmplă că este cusut și semnat fără inventar intern. Apoi, lista de lipici uz intern pentru a acoperi partea din spate a carcasei. Uneori, lista de documente se schimbă. Apoi, toate mișcările sunt afișate în coloana „note“. Sunt specificate, toate trimiterile la documentele normative. Dacă este necesar de nevoie, puteți crea o nouă listă și atașați la existente deja cu marcajul corespunzător.

Inventarul unităților structurale

Există un format uniform pentru inventarul de unități structurale și inventarul final. Pentru fiecare tip de depozitare face liste separate de documente, și anume:

• Pentru stocare permanentă.
• O depozitare temporară (5 ani sau mai mult, de 10 ani sau mai mult).
• În conformitate cu compoziția documentelor personale.

dokumentov Inventar pentru depozitare permanenta

EXEMPLU crearea listei de documente pentru depozitarea permanentă va conține următoarele elemente:

• Descrieri transmise cazuri.
• Finală de înregistrare.
• Fișa-martor.
• Informații suplimentare la lista cazurilor transmise.

O listă de probă (eșantion) de documente pot fi descărcate de aici.

principii generale

Indiferent de formatul listei de documente, există norme uniforme de structurare. Pentru a crea lista de documente utilizate antetul organizației. În cazul în care societatea nu are un antet, utilizați o coală obișnuită A4. Tabelul conține o listă de câmpuri:

• Numerele de serie de documente.
• indicii
• Data.
• titluri de documente.
• caz foi non.
• Note și Note.
• Ia act de importanța deosebită a documentului (dacă este necesar).
• Ia act de termenul de valabilitate al documentului.

Design-ul standard al tabelului este după cum urmează:

Antetul conține informații despre scopul inventar al întocmirii listei de cazuri și denumirea instituției pentru care este creat (lista de documente pentru a obține o viză pentru SUA, lista documentelor de înregistrare a grupei II de invaliditate etc.).

În cazul în care organizația ține evidența stocurilor, este necesar să se pună numărul de serie. De regulă, inventarul sunt certificate de către două părți: de transmisie și recepție. În unele situații, un inventar poate asigura manager sau altă persoană autorizată. În orice caz, poziția semnatarului trebuie să fie indicată în conformitate cu lista de rating.

În plus față de semnăturile, trebuie să pui data documentului. În cazul în care inventarul este proiectat la o instanță superioară, este necesar să se pregătească și să certifice în dublu exemplar. O copie este necesară pentru transmiterea, împreună cu alte documente. Un alt aspect este entitatea care desfășoară. În unele cazuri, cum ar fi de transfer la arhiva orașului este de 4 copii ale listei:

• Unul rămâne în artist.
• Al doilea - arhivar.
• Al treilea și al patrulea - sunt date la arhiva satului.

Această procedură este utilizată pentru instituțiile de stat și municipale. Este important ca numărul de cazuri într-un singur inventar nu depășește 9999 de unități. În caz contrar, este mai bine să împartă lista în mai multe stocuri. În plus, companiile care se află în sectorul de birouri 1C program sau alte servicii similare pot face un inventar al documentelor în mod automat în pachetul software.

Consecințele pregătirii incorecte a stocurilor

Un inventar al documentelor nu este atât de dificil. Dar principalul lucru - pentru a da atenția cuvenită detaliilor, și apoi ajunge pentru a evita pierderea documentelor și acuzațiile de neglijență necesare. De exemplu, organizația se execută auditul fiscală programată, care solicită ultimele rapoarte vechi de ani. Din greșeală, un raport de conturi angajat obișnuit a fost suturată în dosarul cu scrisoarea de intentie si care nu sunt enumerate în inventar. Apoi, angajatul nu este în măsură să găsească documentele necesare și care pot duce la amenzi și măsuri disciplinare.