Concepte de bază de documente electronice - baza procedurilor

Concepte de bază de management al documentelor electronice

Trecerea la gestionarea înregistrărilor electronice a dus la extinderea aparatelor sale terminologice și au cerut clarificarea conținutului de noi concepte care au primit de distribuție în reglementările, și în practicile de management: un document electronic, managementul electronic al documentelor, managementul electronic al documentelor, digitalizării, imagine electronică a documentului.

Document multifuncțional explică prezența unui număr mare de definiții ale termenului, în care fiecare prim-plan anumite caracteristici și caracteristici ale documentului.

• Documentul electronic - informații documentate furnizate în format electronic, și anume, într-o formă adecvată pentru om care poate fi citit cu ajutorul calculatoarelor electronice, precum și pentru transmiterea rețelelor informatsionnotelekommunikatsionnym sau de prelucrare în sisteme informatice.

Această funcție definiție este alocată unui document electronic ca mijloc de informare fixare.

Condiții de birou în organele federale ale puterii executive determină documentul electronic, ca echivalentul a documentelor de hârtie, sub rezerva ordinea stabilită de design, ceea ce face ca statutul oficial de document electronic.

• document electronic - documentul în care informațiile sunt prezentate în formă digitală.

Astfel, în baza conceptului de „document electronic“ este format din trei componente principale: informare, mass-media de stocare materiale și informații de înregistrare, cu identificarea acestuia prin detaliile.

Recent, privind transferul de sarcină semantică în definirea unui document cu informații privind componenta materială, care se reflectă în apariția unui sinonim pentru „documente“ - „software-ul de management al documentelor“ Introducerea legislației prin noțiunea de „informații documentate (documentul)“ a aprobat conceptul de document ca o unitate dublă de informații (date) și sprijin material (sub formă de simboluri, semne, litere, valuri etc.), rezultând într-un fel de materializare și reificare de informații.

Prin scanarea unui document inițial produs pe suport de hârtie, se creează o copie electronică a documentului numit electronic.

• înregistrările electronice de management - externalizare, în cazul în care principalul purtător de informații servește suport electronic de document - document pe hârtie, și executarea instrucțiunilor prescrise sunt un individ, un computer și o rețea de calculatoare.

Această definiție a unei evidență electronică vă permite să izoleze are două componente majore - crearea unui document electronic în procesul de documentare utilizarea tehnologiilor informaționale (documentație în format electronic), precum și organizarea de lucru cu documente electronice în procesul de management al documentelor electronice și arhivarea electronică.

• document electronic ca parte a unui document electronic este un sistem de management al documentelor în care întreaga matrice a creat, transferate și documente stocate este menținută prin intermediul tehnologiilor de informare și comunicare pe computerele aflate într-o structură de rețea.

document electronic ar trebui să constituie o tehnologie de management cuprinzător, integrat, care oferă procesele de bază cu management al documentelor electronice (de intrare, ieșire și interne), precum și metadatele acestora, în conformitate cu cerințele de înregistrare și certificare a documentelor.

Pe baza tulburare dokumentovedcheskoy terminologia nu numai în presa scrisă, ci și în documentele oficiale, și în spatele lor, și, în practică, nu a existat utilizarea improprie sau substituire a două concepte: „document electronic“ și „document electronic“. Regulamentul de procedură în organele federale ale puterii executive a spus că „documentele electronice sunt create, prelucrate și stocate în sistemul electronic de management al documentelor organismului federal al puterii executive“, dar într-un sistem electronic de management al documentelor, sunt create documente electronice. Ele sunt create în sistemul electronic de management al documentelor în etapa de documentare ei, și numai apoi, într-o a doua etapă a proceselor de afaceri, și anume în timpul fluxului de lucru are loc procesarea acestora.

stocarea documentelor electronice și procedura nu este inclusă în procesul fluxului de lucru, pornind de afară și exact în cazul în care îndeplinirea completă a funcțiilor de bază ale documentelor electronice și decide cu privire la soarta lor.

De asemenea, este incorect de a utiliza aceste concepte în ordinea prezentată, ca și aceeași ordine ca și documentul electronic este doar o parte din organizarea de documente electronice, care, la rândul său, este una dintre părțile întregului birou. De asemenea, disciplina incorect educațional „Hârtiile (software-ul de management documentar“) numit „întreținere documentară de gestionare și evidență.“

Dacă ați găsit o greșeală în text, evidențiați cuvântul și apăsați Shift + Enter