Ce este un management electronic al documentelor

Faptul că acum 10 ani, părea o excepție de la regulile, acum devine norma. Acest lucru se aplică atât de multe domenii ale vieții umane - în special în sectorul de afaceri.

La urma urmei, indiferent de cât de rapid ritm de progres, documentele au fost și încă sunt foarte importante, poate chiar cea mai importantă parte a activităților economice și comerciale, cum ar fi întreprinderi mari, și întreprinzătorii privați care nu au nici măcar angajații. păstrarea evidență electronică a datelor - un termen care este tot mai mult utilizate în toate domeniile de activitate, și nimeni nu este surprins.

De ce? Deoarece documentele sunt literalmente pași repara întregul proces de activitate, toate informațiile necesare pentru activitatea eficientă.

Documente, în special cu volumele mari, a fost mult timp un fel de piatră de poticnire și un motiv de glume amuzante, și nu atât.

Pierderea documentelor, ezitare și erori în designul lor a devenit un fel de tradiție tristă. Pentru a evita la maximum problemele de mai sus și pentru a accelera procesul de dokumentoobrazovaniya, majoritatea întreprinderilor mari și mijlocii a fost în mod activ se mută de management al documentelor electronice și a documentelor electronice, în general.

Aceste două concepte, deși derivat dintr-un altul, dar toate la fel, nu sunt la fel. Hârtiile - un proces de creare a documentelor direct și organizarea muncii cu el de căutare mai departe, stocarea și controlul mișcării.

Și anume, procesul de mișcare este ceea ce se numește în mod obișnuit un document din momentul creării sau hârtie primire, înainte de sfârșitul lui.

Același loc de muncă deoarece controlează procesul care a numit administrația de birou.

În mod oficial, această terminologie sună un pic înfricoșător, dar în întreprinderile mari, este o mare varietate de documente pe hârtie și arată pentru tragerea de o mulțime de probleme, atât mari și mici. Și asta este ceea ce face chiar și liderii cei mai conservatori pentru a traduce documente în șine electronice, care să acopere întregul proces „și de la“.

Dar, sa dovedit, fă-o în țările post-sovietice nu este atât de ușor! Pentru o lungă perioadă de timp înregistrarea electronică păstrarea pe de o parte - a fost salutat, pe de altă parte - aceasta nu a avut suficientă forță juridică. Situația a facilitat în mare măsură introducerea unei semnături electronice, care a devenit un fel de garanție a autenticității și valabilității documentului.

Dificultăți tehnice încă destul de mult. Pornind de la defecte de software și terminând cu diversele politici interne întreprinderi (în special private). La urma urmei, pentru schimbul adecvat de documente în format electronic, în acest mod ar trebui să funcționeze atât contrapartide, care, în practică, nu se întâmplă întotdeauna.

Din acest motiv, precum și din cauza dorinței conservatoare de a „face sigure“ documentele electronice sunt adesea depozitate pe rafturile sub formă de copii lor de hârtie. Dar totuși, ele devin mai puțin vizibile. Aceasta, împreună cu automatizarea de creare a documentelor și de a ajuta la controlul mișcării sale, face ca întregul proces de flux de lucru mult mai rapid, ceea ce înseamnă - eficace. În plus, economisește semnificativ spațiu în cameră.