ordinele Sistematică (ordine) în cadrul procedurilor
Atunci când se lucrează cu documente administrative (ordine, regulamente) sunt de multe ori se pune întrebarea cum și pe ce bază se organizează că, în primul rând, a fost convenabil pentru activitatea curentă cu documente și, pe de altă parte, nu încalcă principiile de organizare a documentelor de arhivă în pentru depozitare ulterioară. Aceste puncte sunt importante pentru organizațiile care sunt sursele de achiziționare a arhivelor de stat și municipale, precum și organizațiile - proprietarii documentelor lor, de a organiza propriile lor de stocare.
- comenzi (comenzi) din activități de exploatare (termenul de valabilitate - continuu);
- comenzi (ordine) cu privire la personal (termenul de valabilitate - 75 de ani, EPA);
- comenzi (comenzi) pentru probleme administrative și economice (termenul de valabilitate - 5 ani).
În plus, lista spune că ordinea (instrucțiuni) privind activitatea de bază, au fost trimise spre informare, perioada de retenție stabilit „până când nu mai este necesar.“ Prin urmare, în cazul în care organizațiile primesc documentele administrative ale organizațiilor-mamă, care au nevoie să le aloce într-o matrice separată (caz în parte), cu perioada corespunzătoare de depozitare.
ordinele de depozitare de la personalul
- angajarea (contract de muncă);
- concediere (reziliere);
- transferul la un alt loc de muncă;
- promovarea angajaților;
- bonusuri;
- stabilirea cotelor la salariul de bază (pentru aliniere, natura specifică a muncii, experiența de muncă etc ..) suprataxele;
- acordarea de concediu fără plată;
- furnizarea de îngrijire de maternitate;
- familii, schimbare (din cauza căsătorie, divorț, etc.);
- atribuirea unui rang de clasă de angajați de stat (municipale);
- crește klassnosti (descărcare) a angajatului;
- investigarea accidentelor cu angajații;
- tendință în excursii în străinătate (lăsând un loc de muncă într-o altă țară);
- direcția în excursii lungi (peste o lună) în țară;
- practica trecerea de elevi (în cazul în care, în acest moment elevii plătit salariile lor și a primelor de asigurare cu plata la Fondul de pensii din România).
Din moment ce comenzi (ordine) cu privire la personal împărțit în două matrice, departamentele de resurse umane trebuie să formeze aceste documente în diferite afaceri și să mențină înregistrarea lor separat. La ordinele de înregistrare (comenzi) pentru personalul cu un termen de valabilitate de 75 de ani, EPA (. Bine ai venit, prin transfer, de descărcare de gestiune, etc.), acestora li se atribuie numerele de serie, cu adăugarea denumirilor litera „A“ sau „l / s“, de exemplu: ordinul № 1 sau № 5 l / s. (. Concediu regulate și de învățământ, penalități etc.) Ordine (ordine), cu un termen de valabilitate de 5 ani au numere de înmatriculare cu o altă literă, cum ar fi „despre“: numărul de ordine 1 pe. În interiorul fiecărui caz, comenzile sunt plasate pe numerele și datele de publicare. Atunci când un volum mare de documente (mai mult de 250 de coli) se ocupă de comenzi (ordine) sunt împărțite în volume (volumul 1, Volumul 2, etc.), cu indicarea pe coperta fiecărui număr de volum și datele de extremele fiind incluse în acesta ordine (ordinele).
Comenzile pentru activitatea de bază și prudențială
10.1. Conformitatea cu reglementările interne ale activităților;
10.2. Întreținerea clădirilor și a spațiilor;
10.3. Serviciul de transport, comunicare internă;
Prin urmare, comenzile (ordine), care nu sunt incluse în grupul de comenzi (ordine) cu privire la personal și probleme administrative și economice alcătuiesc o serie de comenzi (comenzi) din activități de exploatare. Lista toate problemele care se referă la activitatea de bază și care pot face obiectul unor reglementări prin ordine (ordinele) nu este posibilă. Putem identifica doar principalele grupuri tematice de comenzi (ordine):
- aprobarea structurii organizației și schimbarea acestuia;
- aprobare (schimbarea) organizarea reglementărilor locale (instrucțiuni, reguli, regulamente, proceduri);
- reducerea numărului de angajați;
- aprobare (schimbare) nivelurile de structura și personalul, de personal;
- crearea de noi departamente, organe colegiale și consultative, comisii permanente sau temporare;
- efectuarea certificării;
- activități de planificare;
- controlul asupra activităților (raportare);
- modul de setare și de a face modificări la acesta;
- activități de finanțare;
- logistica;
- informare și documentare sprijin, și altele.
Subliniem încă o dată că lista nu numai toate problemele pe care emite comanda (comenzile), dar grupurile lor tematice nu este posibilă, dacă numai pentru că este determinată în mare măsură de specificul organizației, forma sa juridică și de alte caracteristici. nu emite ordine (ordine), care fac parte din grupul de documente administrative cu privire la orice probleme din activitățile de exploatare, acestea sunt toate formate într-un caz cu un termen de valabilitate de „Întotdeauna“. le împarte în orice grup și să formeze câteva cazuri de subiecți nu este recomandată. Numerele de înmatriculare ale comenzii (instrucțiuni) din activitățile de exploatare sunt alocate în ordinea în care sunt primite în cursul anului calendaristic. De regulă, numărul de ordine al comenzii (instrucțiuni) privind activitatea de bază, nu se adaugă indici suplimentari litere.
Instrucțiunile de utilizare a Listei spune că organizația nu este sursa de achiziție de stat, municipale arhive, documente stoca permanent pe o listă (numărul coloana 3), după cum urmează:
de stat, organizațiile municipale - 10 ani;
organizații non-guvernamentale - cel puțin 10 ani, o perioadă suplimentară de depozitare a documentelor stabilite de organizație, în conformitate cu legislația în vigoare și / sau necesitatea unei utilizări practice a documentelor.
VF Yankov, dr. ist. Sciences, Cap. Departamentul de întreținere documentară a VNIIDAD de management
