Înregistrarea documentelor interne - un secretar excelent

Cum altfel să facă

Cum anume nu trebuie să faceți - este să înregistreze documentele interne, împreună cu extern. Se întâmplă că înregistrările secretar adus ordine sau memo ei ca un e-mail de intrare sau de ieșire numai pentru că el nu are nici o idee de unde altundeva să pună aceste documente. Răspunsul este simplu: pentru a ține seama de documente interne de secretarul trebuie să fie un jurnal separat, special.

Cum NEVOIE

Înainte de a vă grăbi pentru a crea un jurnal de documente interne în Excel, trebuie să se răspundă la întrebarea: ce specifică documentele interne sunt în organizația noastră special?

În general, documentele interne - este toate documentele administrative care există în organizație, cu excepția e-mailurile primite și trimise. Notă: cuvântul „management“ este cheia. Contabilitate, resurse umane, juridice, documente tehnice, noi nu atingem: ele sunt angajate în departamentele lor respective. Ne interesează doar cele care sunt formate în procesul de management al organizației și în sfera de responsabilitate a de gestionare a documentelor. Acestea sunt:

• instrucțiuni
• dispoziţii
• regulament
• Comenzi pentru activități de bază
• Comenzi (instrucțiuni)
• planurile
• grafică
• rapoarte
• acte
• protocoale
• Note de toate tipurile (servicii, raport personal, explicativ), etc.

Toate aceste documente trebuie să fie înregistrate separat unul de altul. De reținut iar ordinea nu ar trebui să fie luate în considerare în aceeași formă de înregistrare ca un act de protocol, precum și o indicație a unei poziții.

Jurnalul de înregistrare a documentelor interne

În ciuda faptului că toate documentele enumerate mai sus, este nevoie să fie „personalizate“ de înregistrare, pentru că ei vor avea doar o singură revistă. Creați-l în formatul .xlsx (pentru companiile care opereaza SED, problema de înregistrare a documentelor interne nu este necesară, restul este recomandat pentru a crea un simplu e-zine).

Secretul faptului că într-un singur registru de lucru Excel, aveți posibilitatea să creați orice număr de file, logare orice fel de document intern pe o foaie separată:

(Toate imaginile sunt accesabile)

Fiecare filă este propriul fișier jurnal, compilat pe forma sa. La urma urmei, de exemplu, informații despre comenzi, care urmează să fie incluse în revista este diferită de cea care se referă la dispozițiile, acte sau memo-uri.

log ordinele de proba:

indexare

Indexarea (numerotare) a documentului intern poate fi construit în mai multe moduri.

Primul - cel mai simplu: brut numerotare în cadrul fiecărui tip de document, la fel ca în exemplele de mai sus. Fiecare dintre ele va primi un număr de serie. De exemplu:

Acest lucru este suficient. În cazul în care documentele interne ale companiei un pic, nu este nevoie să inventeze ceva, și te poți opri aici.

A doua modalitate - este mai dificil. Este atribuit un alt document decât un număr numeric este, de asemenea, un index alfabetic. În acest caz, în cazul în care numărul de fiecare document va avea propriul său, indexul alfabetic nu se schimbă și este utilizat pentru a indexa s-ar putea înțelege ce acest document în fața noastră. Codurile de scrisori sunt precedate de un număr de ordine separate printr-o bară oblică.

Exemple de coduri scrisoare pentru documente interne:

Protocoale - / Pr

Instrucțiuni - / Și

Fiecare organizație poate dezvolta propriul sistem de indexare convenabil pentru alfabetice.

Detalii complete de înregistrare a documentelor în acest caz sunt următoarele:

O a treia metodă de numărul documentului este complicat și mai mult. Prin numărul documentului poate fi adăugat la indexul cazului său de către nomenclatura de cazuri, un număr de unități structurale în care a fost creat documentul, data, numărul de serie al organizațiilor din cadrul grupului, și așa mai departe. Așa cum se spune, care în atât de mult. Principiul pe care ar trebui să ghideze, există, probabil, doar unul singur: nu complica inutil. Această metodă de indexare a documentelor interne este potrivit doar pentru organizațiile mari, cum ar fi:

Descărcați un jurnal de documente interne

Puteți descărca înregistrarea documentelor interne ale revistei acum (xlsx, 13 kB). Se instituie formulare de înregistrare pentru comenzi de la furnizarea de activități, memorii și protocoale. Adăugați foile rămase în sine; Structura / numele contelui, de asemenea, dacă este necesar, poate fi corectată, în funcție de nevoile fiecărei companii în parte.

Buna ziua!
Prompt-mă să organizeze CFO vrea să se înregistreze în registrul general al restului de intrare facturi, facturi, conosamentele.
Prompt aceste documente sunt supuse înregistrării în fluxul general, sau ar fi mai bine să țină o evidență în departamentul de contabilitate cu propriul său registru.
În cazul în care informațiile privind această înregistrare aprobată de GOST?
Vă mulțumim anticipat pentru răspunsul dumneavoastră.

Voice over 0 Vot în jos Răspuns

4 luni, 3 zile în urmă

Distribuiți pe Twitter Distribuiți pe Google

Bine ai venit Catherine! Standarde în acest moment. Există reguli generale pentru păstrarea înregistrărilor. În conformitate cu aceste reguli, registrul (cartea de înregistrare jurnal, baze de date) a documentelor de intrare includ doar litere, pentru că cealaltă o organizație poate trimite doar o scrisoare. Trimite orice documente, fără o scrisoare de intentie - ea însăși o greșeală. Înregistrarea ca facturi de intrare, respectiv, de asemenea. În cazul în care documentele au venit cu o scrisoare de intentie, singura literă este pachete înregistrate și aplicații - este o parte integrantă a de intrare de e-mail, acestea nu trebuie să fie numărate separat. Dacă vii doar documente, fără o scrisoare de intentie, ele sunt transferate direct către executor. Puteți înregistra, dar pur si simplu nu ca e-mail primite. Contractantul poate lua în considerare aceste ... Citește mai mult »

Voice over 0 Vot în jos Răspuns

4 luni 2 zile în urmă