De înregistrare și de contabilitate a documentelor în munca de birou

Numărul de înregistrare al documentului - recuzită multifuncțional. În plus față de scopul său principal - numerotarea de ordine al documentelor, indexul documentelor ajută pentru a rezolva o varietate de sarcini. Potrivit numerele de serie finale pot fi urmărite la creșterea volumului fluxului de informații, care trece prin organizarea, la sfârșitul anului și, prin urmare, prin intermediul secretarului, care indică faptul că creșterea stresului personal și poate deveni baza pentru cererile legitime pentru salarii mai mari sau în creștere secretariatul de stat.

De exemplu, numerotarea de email-uri trimise diviziune de cod complementar, au fost inițiatorii documentului. Pentru a evita confuzia cu definiția ordinelor administrative de personal de documente sunt numerotate prin atribuirea unui index la (uman) sau LAN (cu personalul), numărul de ordine luate pentru a completa scrisoarea P.

Atunci când o cerere de căutare secretarului pentru numărul de document, pentru a fi exact - pe indicele de sarcini suplimentare, se pot găsi cu ușurință drumul lor, caz în care (dosarul) să-l găsesc, de exemplu:

№ 26-p - în instrucțiuni;

№ 26-ls - în ordinele privind personalul;

Numărul 26 - printre opere minute la întâlniri operaționale.

Înregistrarea documentelor se bazează pe următoarele reguli de bază.

Sign-on unic. pereții documentului într-o singură instituție se înregistrează o dată (la crearea sau obținerea). Călătorie de la unitate la documentul unitate se angajează sub numărul său unic, și anume diviziuni interne, după ce a primit documentul, consideră că în cadrul inițial la atribuit index, mai degrabă decât atribuie unul nou. Această regulă se aplică atât documentația administrativă și corespondența oficială.

Divizarea registrului. Pentru fiecare tip de document fiind propria sa înregistrare separată. Deci, în unele forme de înregistrare iau în considerare:

corespondența de intrare (documentele de intrare);

note interne;

Comenzile pentru activitățile de bază;